Yazılım projesi bütçe planlama, geliştirme teklifine ek olarak yazılımın kurulması, yayına alınması ve yıllarca çalışması için gereken bütün harcamaları önceden tabloya dökmektir. Geliştirme teklifi bu tablonun yalnızca bir satırıdır. Barındırma, lisanslar, veri taşıma, güvenlik testi, eğitim, bakım, vergiler ve kur payı çoğu zaman teklifin dışında kalır. Bu kalemleri baştan yazarsanız ikinci yılın sürprizleri azalır.
Öne çıkanlar
- TÜBİTAK BİLGEM'in tedarik rehberi, lisans, altyapı, uyarlama, bakım ve destek gibi doğrudan ve dolaylı maliyetlerin birlikte değerlendirilmesini önerir.
- Kalemlerin bir kısmı tek seferlik, bir kısmı her ay ya da her yıl yinelenir. Bütçeyi en az birkaç yıllık düşünmek gerekir.
- Sözleşmenin kendisi de maliyettir: belli bir bedel içeren sözleşmeler damga vergisine tabidir.
- Teknoloji geliştirme bölgesindeki bir yüklenicinin bazı yazılım teslim ve hizmetleri KDV'den istisna olabilir; bu, faturadaki toplamı değiştirir.
- Rakam yerine soru listesiyle başlayın: her kalem için "teklifte var mı, kim ödüyor, ne sıklıkla?" diye sorun.
Bütçe neden geliştirme teklifiyle sınırlı kalmamalı?
Çünkü yazılımın maliyeti teslim günü bitmez; teslimle birlikte işletme maliyeti başlar. Toplam sahip olma maliyeti (total cost of ownership, TCO), bir yazılımın satın alma ya da geliştirme bedeline işletme, bakım ve destek giderlerinin eklenmesiyle bulunur.
TÜBİTAK BİLGEM'in Uygulama Yazılımı Tedariki Rehberi (yeni sekmede açılır) (2017) bu hesabı açıkça ister. Rehbere göre lisans ücretleri, altyapı gereksinimleri, uyarlama ile bakım ve destek gibi doğrudan ve dolaylı maliyetler birlikte değerlendirilmelidir.
Aynı kurumun Yazılım Geliştirme Rehberi (yeni sekmede açılır) (2017) ise maliyet tahmininde donanım, hazır yazılım, güvenlik ve ağ altyapısı gibi kalemlerin yanında enflasyon ve olası kur artışının da düşünülmesini önerir.
Hazır paket ile özel geliştirme arasında henüz karar vermediyseniz, bu kalemlerin iki seçenekte nasıl farklılaştığını hazır yazılım mı özel yazılım mı karşılaştırmamızda ele aldık. Firma seçimi aşamasındaysanız yazılım firması seçerken dikkat edilmesi gerekenler rehberi bu yazının üst başlığıdır.
Geliştirme dışındaki 12 maliyet kalemi
Aşağıdaki kalemler her projede aynı ağırlıkta değildir. Ama her biri için "bizde bu var mı?" sorusunu sormak, unutulan satırı bulmanın en kısa yoludur.
1. Keşif, kapsam ve prototip
Keşif aşaması (discovery), ne yapılacağının yazıya döküldüğü ilk çalışmadır. Sonunda gereksinim belgesi, ekran listesi ve çoğu zaman tıklanabilir bir prototip çıkar. Bazı firmalar bunu ayrı fiyatlar, bazıları geliştirme teklifine katar. Teklifte hangisinin geçerli olduğunu sorun.
2. Kendi ekibinizin zamanı
En sık unutulan kalem, sizin tarafınızda harcanan zamandır. Toplantılar, karar verme, test verisi hazırlama ve kabul testleri işi yapan kişilerin takviminden çıkar.
TÜİK'in Girişimlerde Bilişim Teknolojileri Kullanım Araştırması, 2026 (yeni sekmede açılır) bültenine göre en az 10 çalışanı olan girişimlerin %15,2'si bilgi ve iletişim teknolojileri uzmanı istihdam ediyor; 10–49 çalışanlı girişimlerde bu oran %10,8 (10 Eylül 2026'da yayımlandı). Küçük işletmelerin çoğunda bu yük, teknik olmayan çalışanların omzuna biner. Bütçede onların zamanına da yer açın.
3. Barındırma ve ortamlar
Yazılımın çalışacağı sunucu ya da bulut hizmeti, genellikle teklifin dışındadır ve doğrudan sağlayıcıya ödenir. Çoğu projede tek ortam yetmez. BİLGEM'in Yazılım Geliştirme Rehberi geliştirme, test ve ürün olmak üzere üç ayrı ortamın değerlendirilmesini önerir. Hesabın kimin adına açılacağını da bu aşamada netleştirin.
4. Üçüncü taraf lisanslar ve kullanım başına ücretler
Yazılım çoğu zaman başka hizmetlere yaslanır: SMS ve e-posta gönderimi, harita, ödeme kuruluşu komisyonu, belge imzalama ya da bir yapay zekâ modelinin kullanım ücreti. Bunların bir kısmı aylık abonelik, bir kısmı kullanım arttıkça büyüyen ücretlerdir. Mobil uygulamada mağaza geliştirici hesapları da bu satıra girer.
5. Entegrasyonların karşı taraf maliyeti
ERP, muhasebe programı, e-Fatura entegratörü ya da kargo firmasıyla bağlantı kurmak, yalnızca kod yazmak değildir. Karşı sistemin bağlantı (API) erişimi, ek modül ya da kullanıcı lisansı isteyebilir. Bu ücretler karşı tarafın fiyat listesindedir; geliştirme teklifinde görünmez.
6. Veri taşıma
Eski sistemden ya da tablolardan veri aktarmak; veriyi incelemeyi, temizlemeyi, eşlemeyi ve denemeyi gerektirir. BİLGEM'in rehberi, veri aktarım işinin projenin süresine ve maliyetine etkisinin analiz sırasında değerlendirilmesini ister. Adımları veri taşıma rehberimizde ayrıca anlattık.
7. Güvenlik testi ve KVKK uyumu
Kişisel veri işleyen bir yazılım için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (yeni sekmede açılır) md. 12, veri sorumlusunun uygun güvenlik düzeyi için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını zorunlu tutar. Bağımsız güvenlik testi, aydınlatma metinleri ve hukuk desteği bu satıra girer.
Risk teorik değil. TÜİK'in aynı bültenine göre girişimlerin %9,4'ü 2025 yılında en az bir bilgi ve iletişim teknolojileri güvenliği ihlal olayı yaşadığını beyan etti.
8. Eğitim ve geçiş
Yeni bir sistemin değeri, kullanıcıların onu benimsemesiyle ortaya çıkar. Kullanıcı eğitimi, kılavuz, kısa bir süre eski sistemle paralel çalışma ve ilk haftaların yoğun desteği bu kalemdedir. BİLGEM'in tedarik rehberi, gereken eğitimlerin planlanıp anlaşma kapsamına eklenmesini önerir.
9. Bakım, destek ve küçük geliştirmeler
Teslimden sonra hata giderme, güvenlik güncellemeleri ve küçük değişiklik talepleri gelir. BİLGEM'in Yazılım Geliştirme Rehberi burada pratik bir öneri yapar: yükleniciden bakım fiyat teklifini de isteyin ve teklifin geçerlilik süresinin hizmet alımı sonrasına denk gelmesine dikkat edin. Kapsamı yazılım bakım sözleşmesi yazımızda tablo hâlinde verdik.
10. İzleme, yedekleme ve felaket kurtarma
Sistemin ayakta olup olmadığını izleyen araçlar, düzenli yedekler ve bir şey bozulduğunda geri dönme planı ayrı bir maliyettir. BİLGEM'in rehberi, ürün ortamı için felaket kurtarma senaryosunun hazırlanmasını ve belirli aralıklarla denenmesini önerir.
11. Vergiler ve sözleşme giderleri
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı Damga Vergisi Kanunu (1) sayılı tablosuna (yeni sekmede açılır) göre belli parayı içeren mukavelenameler binde 9,48 oranında damga vergisine tabidir (Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği Seri No: 71 ekindeki, 1 Ocak 2026'dan itibaren uygulanan tablo; 13 Ekim 2026'da kontrol edildi). Verginin taraflar arasında nasıl paylaşılacağını sözleşmede yazın.
KDV tarafında bir ayrıntı daha var. 3065 sayılı KDV Kanunu (yeni sekmede açılır) geçici md. 20'ye göre teknoloji geliştirme bölgesinde faaliyet gösteren ve kazanç istisnasından yararlanan girişimcilerin, münhasıran bu bölgelerde ürettikleri uygulama yazılımı teslim ve hizmetleri KDV'den müstesnadır. Teklifleri karşılaştırırken KDV'nin dahil olup olmadığını ve istisnanın uygulanıp uygulanmayacağını mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.
12. Kur, enflasyon ve beklenmeyen işler payı
Bulut ve yazılım hizmetlerinin bir kısmı döviz cinsinden faturalanır. BİLGEM'in Yazılım Geliştirme Rehberi kur artışını mali riskler arasında sayar. Buna kapsam netleşirken ortaya çıkan işler de eklenir. Tek bir doğru oran yoktur; kapsam ne kadar belirsizse ayrılan pay o kadar büyük olmalıdır.
Kalemleri tek tabloda görün
Bütçe tablosunu bu sütunlarla kurarsanız, eksik satır hemen göze çarpar.
| Kalem | Tek seferlik mi, yinelenen mi? | Genellikle kime ödenir? | Teklif sahibine sorun |
|---|---|---|---|
| Keşif, kapsam, prototip | Tek seferlik | Yazılım firması | Geliştirme teklifine dahil mi? |
| Kendi ekibinizin zamanı | Proje boyunca | İç kaynak | Hangi kararlar ve testler bizden bekleniyor? |
| Barındırma ve ortamlar | Aylık | Bulut ya da sunucu sağlayıcısı | Kaç ortam gerekiyor, hesap kimin adına? |
| Lisanslar, kullanım ücretleri | Aylık ya da kullanıma göre | Üçüncü taraf hizmetler | Hangi dış hizmetlere bağlanıyor? |
| Entegrasyon karşı tarafı | Tek seferlik ve yıllık | ERP, entegratör, kargo firması | Karşı sistem ek lisans istiyor mu? |
| Veri taşıma | Tek seferlik | Yazılım firması ve iç kaynak | Veri temizliği kimde? |
| Güvenlik testi, KVKK | Tek seferlik ve dönemsel | Bağımsız test ekibi, hukuk | Bağımsız test planlandı mı? |
| Eğitim ve geçiş | Tek seferlik | Yazılım firması | Kılavuz ve eğitim teslimin parçası mı? |
| Bakım ve destek | Aylık ya da yıllık | Yazılım firması | Bakım teklifi şimdi verilebilir mi? |
| İzleme, yedek, kurtarma | Aylık | Sağlayıcı ve yazılım firması | Geri dönüş planı denenecek mi? |
| Vergiler, sözleşme giderleri | Sözleşme ve fatura başına | Vergi dairesi | Fiyat KDV hariç mi, istisna var mı? |
| Kur ve beklenmeyen işler | Bütçe dönemi boyunca | Kendi rezerviniz | Hangi kalemler döviz cinsinden? |
Bütçe tablosunu nasıl kurarsınız?
Kısa yol şu: önce kapsamı, sonra kalemleri, en son rakamları yazın. Rakamla başlayan bütçe, kapsamı rakama uydurmaya zorlar.
- Kapsamı tek sayfaya yazın. Kimler kullanacak, hangi işleri yapacak, hangi sistemlerle konuşacak?
- Yukarıdaki 12 satırı tabloya ekleyin. Projenizde olmayanları silin, ama silerken nedenini not edin.
- Teklifleri bu tabloya göre okuyun. Her teklifin hangi satırları kapsadığını işaretleyin. Kapsanmayan satırlar ayrı fiyatlanmalıdır.
- Yinelenen kalemleri yıllığa çevirin. Aylık ücretleri en az birkaç yıllık düşünün; tek yıllık bütçe sahip olma maliyetini gizler.
- Sözleşme modelini bütçeye yansıtın. Sabit fiyatlı bir aşamada belirsizlik riskini büyük ölçüde yüklenici taşır, zaman ve kaynak modelinde siz. Farkları yazılım projesi fiyatlandırma modelleri yazımızda karşılaştırdık.
- Ayrı bir pay bırakın ve kullanımını yazılı izleyin. Pay harcanırken hangi değişiklik için kullanıldığını kaydedin.
İpucu
Teklif isterken bu tabloyu firmalara siz gönderin. Aynı satırlara cevap veren teklifler yan yana konduğunda karşılaştırma kolaylaşır.
Bizim deneyimimiz
Kendi ürünlerimizi geliştirip işlettiğimiz için yayından sonraki kalemleri dışarıdan değil, içeriden görüyoruz. Kolay Sevkiyat'ı geliştirdik ve işletiyoruz. BeinStory'de içerik modelinden mağaza sürümlerine ve ürünün işletmesine kadar bütün süreç bize ait.
Bu yüzden teklif aşamasında yalnızca geliştirmeyi konuşmuyoruz. Barındırma ve bulut hesaplarını müşterinin adına, seçtiği sağlayıcıda açıyoruz; barındırma hizmeti satmıyoruz. Bu kalem baştan ayrı bir satır olarak görünür.
Fiyatı kısa bir görüşmeden sonra kalem kalem yazılı teklif olarak veriyoruz. Bütçe ve yol haritasını birlikte çıkarmak isterseniz teknoloji danışmanlığı sayfamızda çalışma biçimimizi anlattık.
Sık sorulan sorular
Yazılım bütçesine ne kadar risk payı eklenmeli?
Herkese uyan bir oran yok. Pay, kapsamın ne kadar net olduğuna ve seçilen sözleşme modeline bağlıdır. Kapsam belirsizse önce kısa bir keşif aşaması yapmak, büyük bir payı tahmine dayanarak ayırmaktan daha sağlıklıdır.
Teklifte barındırma ve lisans neden yer almıyor?
Çünkü bu ücretler çoğunlukla yazılım firmasına değil, doğrudan sağlayıcılara ödenir. Teklifin kapsamadığı kalemleri firmadan liste hâlinde isteyin. İyi bir teklif, kendi dışında kalanları da adıyla söyler.
Bakım maliyetini proje başında bilebilir miyiz?
Kesin tutarı değil, ama modelini bilebilirsiniz. Bakım kapsamını ve fiyatlandırma biçimini geliştirme teklifiyle birlikte istemek, teslimden sonra pazarlık gücünüzü korur.
Bütçe tek yıllık mı hazırlanmalı?
Yıllık bütçe dönemine uymak zorunda olsanız da yazılım kararını birkaç yıllık toplamla verin. İlk yılın düşük görünen bir seçeneği, yinelenen kalemler eklenince daha pahalı çıkabilir.
Kaynaklar
- TÜBİTAK BİLGEM YTE, "Uygulama Yazılımı Tedariki Rehberi", 2017. bilgem.tubitak.gov.tr (yeni sekmede açılır)
- TÜBİTAK BİLGEM YTE, "Yazılım Geliştirme Rehberi", 2017. bilgem.tubitak.gov.tr (yeni sekmede açılır)
- TÜİK, "Girişimlerde Bilişim Teknolojileri Kullanım Araştırması, 2026", 10 Eylül 2026. veriportali.tuik.gov.tr (yeni sekmede açılır)
- Gelir İdaresi Başkanlığı, "Damga Vergisi Kanunu Genel Tebliği (Seri No: 71)" ve ekli (1) sayılı tablo, Resmî Gazete 31 Aralık 2025, 1 Ocak 2026'dan itibaren geçerli. gib.gov.tr (yeni sekmede açılır)
- 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu, geçici md. 20, Resmî Gazete 2 Kasım 1984. mevzuat.gov.tr (yeni sekmede açılır)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, md. 12, Resmî Gazete 7 Nisan 2016. mevzuat.gov.tr (yeni sekmede açılır)
